Quando alguém sai, o que sai junto? O custo de preservar seus dados

Quando um colaborador sai, o e-mail, o Drive e o histórico dele saem junto — em 30 dias. A alternativa que a maioria das empresas adota é manter a licença do SaaS ativa só para não perder o que a pessoa produziu. É a decisão mais cara e menos discutida do offboarding.

O que acontece hoje, passo a passo

1. A conta é desativada.
2. A licença é cancelada — ou não, por medo do passo 3.
3. Sem uma política de preservação, a exclusão da conta pode levar à perda definitiva de dados e histórico. Os prazos variam por aplicação e por tipo de exclusão, e a empresa raramente os conhece.
4. Meses depois, alguém pergunta pela proposta que a pessoa enviou, pela planilha que ela mantinha, pelo e-mail que aprovou um fornecedor.

3 meses

A conta que ninguém faz

A Forrester modelou o custo para uma organização de 10.000 usuários com 10% de rotatividade e licença de US$ 50 por usuário ao mês: US$ 150 mil por ano em licenças mantidas só para guardar dados, US$ 425 mil em três anos. Isso antes do tempo de TI: a Keepit estima uma hora por offboarding e uma hora por restauração.

Para uma empresa de 300 usuários com 15% de saída anual e licença de R$ 70, a conta fica em R$ 9.450 por ano só em licenças mantidas por três meses — e sobe rápido se a empresa mantém por mais tempo, o que é comum quando ninguém tem coragem de cancelar. Você pode fazer a sua conta no simulador da home.

O que muda com uma cópia independente

Retenção de ex-colaboradores é a capacidade de manter os dados de uma conta desativada — e-mail, arquivos, histórico e versões — fora da plataforma de origem, pesquisáveis e restauráveis, sem manter a licença do usuário ativa.

Com a Keepit, a conta é desativada e a licença cancelada; os dados já protegidos pelo backup permanecem disponíveis para consulta e recuperação, conforme a cobertura contratada. No modelo Enterprise Unlimited, contas inativas e de ex-colaboradores não são cobradas, pelo tempo que a organização precisar.

A Keepit separa o ciclo de vida do dado do ciclo de vida do usuário que o criou. A identidade deixa de existir na aplicação; o patrimônio informacional produzido por ela não desaparece junto.

Não é só rotatividade

O mesmo mecanismo responde a outras situações que parecem diferentes e não são: o arquivo sobrescrito por engano (a Keepit guarda versões, e você volta à anterior sem apagar nada), a pasta apagada de um Drive compartilhado, a auditoria que pede um e-mail de dois anos atrás, e o ransomware que criptografa a produção. Em todos os casos, a pergunta é a mesma: existe uma cópia fora do alcance do que aconteceu?

1 hora

O que perguntar na próxima saída

• Onde estão os dados dessa pessoa, e por quanto tempo continuam acessíveis?
• Quem sabe restaurar, e em quanto tempo?
• Estamos pagando licença de alguém só para não perder o histórico?
• A retenção que temos é a que o nosso setor exige, ou a que a ferramenta oferece?

Perguntas frequentes

Posso recuperar o e-mail de um funcionário que saiu?

Com uma cópia independente, sim — mesmo depois da desativação da conta e do cancelamento da licença. Sem ela, depende do prazo da lixeira e das regras do plano do fornecedor.

Preciso manter a licença de quem saiu para guardar os dados?

Não, se os dados estiverem em uma cópia independente. Na Keepit, contas inativas e de ex-colaboradores não são cobradas.

Quanto custa manter licenças só para guardar dados?

Depende de rotatividade, valor da licença e meses mantidos. A Forrester usou 3 meses como referência; muitas empresas mantêm por mais tempo. O simulador da home faz a conta com os seus números.

Isso vale para o Google Workspace e para o Microsoft 365?

Sim. A retenção de contas inativas funciona da mesma forma para as duas plataformas.